10 Coisas que causam interrupções desnecessárias

Publicado em 19/05/2007 por Pedro Villalobos

10 Coisas que causam interrupções desnecessárias

Interrupções são definitivamente algo que acaba com a produtividade de qualquer um, mas como o primeiro passo para resolver um problema é identificá-lo, dê uma olhada na lista abaixo, elaborada pela Lorie Mattero, criadora do “The Clutter Diet” e descubra exatamente o que está te prejudicando:

1- Ligações telefônicas
Separe uma hora do seu dia para conferir as ligações recebidas. Elas podem ser atendidas por outra pessoa ou por uma secretária eletrônica. Atender ao telefone constantemente torna-o reativo, não pró-ativo. Provavelmente existem empregos que tornam essa opção falsa, mas em geral, tempo protegido é tempo produtivo.

2- Perguntas e discussões fora de hora
Uma solução é ter um horário do dia para isto. Algumas vezes mensagens instantâneas podem aliviar um pouco o problema, a menos que isso se torne uma outra forma de distração (veja o 4º). Se você realmente não tem esta opção, pode fazer o seu melhor para limitar a 3ª causa…

3-Bate-papo
Não estou sugerindo que você tenha um escritório frio, em que ninguém pode conversar. O problema é quanto o bate-papo acontece em excesso. Algumas soluções são:
-Levante-se imediatamente quando alguém entrar em sua sala para conversar. Levantar-se passa a mensagem não-verbal de que você tem outras coisas para fazer
– Acabe com “imãs sociais” em seu escritório, como cadeiras de visita muito confortáveis e doces
– Certifique-se de que você não está sentado de maneira que precise cumprimentar cada pessoa que passar pela sua porta

4- Mensagens instantâneas
Mensagens instantâneas são uma faca de dois gumes, podem realmente resolver o problema de responder perguntas rápidas sem necessariamente dar origem à uma conversa longa. Deixe seu mensageiro (MSN, ICQ, Gtalk, Skype, etc) como AUSENTE quando você precisar de um tempo sem interrupções. Além disso, discuta o que e certo e errado na utilização de mensageiros com seus colegas de trabalho, para evitar problemas antes que ocorram.

5- E-mail
Desligue os sons e pop-ups de “novo e-mail recebido”. E principalmente, pare de ficar checando-o compulsivamente durante o dia, como se clicar em “checar novas mensagens” fosse fazer com que elas aparecessem magicamente.

6- Smartphones (Blackberry, Treo, etc)
Considere seriamente se você realmente precisa de um desses, ele pode se tornar apenas mais um aparelho para distraí-lo. Eu sei que é difícil, mas garanta um tempo livre deles para poder fazer um trabalho focado.

7- Pensamentos aleatórios
Tenha uma lista de coisas a serem feitas por perto para escrever estas idéias aleatórias rapidamente e continuar com seu trabalho.

8- Distrações visuais e auditivas
Mantenha seu local de trabalho livre de distrações e organizado para máxima produtividade. Tome medidas para eliminar sons que possam distraí-lo, uma boa opção é uma música calma que não interfira em sua forma de trabalhar.

9- Uso inapropriado de caixas de entrada e saída
Mantenha sua caixa de entrada limpa para que as pessoas sintam-se confortáveis em deixar coisas para você lá. Instrua seus colegas de trabalho a deixarem instruções escritas sempre que possível. Utilize também sua caixa de saída sempre que possível, evitando assim levantar a cada minuto para entregar papéis em outros lugares. Além disso, seja o exemplo perfeito de alguém que faz ótimas instruções escritas.

10- Dizer SIM quando deve dizer NÃO
Se alguém pede sua ajuda, pare e reflita calmamente antes de responder. Coloque-se como “não disponível” sempre que for negar um pedido de ajuda. As pessoas costumam respeitar esta posição e vão buscar outra alternativa.

Estas são apenas algumas das distrações mais comuns em nosso dia-a-dia, se você identificou outras em sua vida, deixe-as nos comentários junto com as soluções encontradas.

Top Ten Sources of Interruptions [Lifehack]

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Comentários

  • http://profbarcia.com Marcelo

    É impressionante como as inovações tecnológicas ocupam espaço em nossas vidas de forma sutil, não?

    Abs,
    Marcelo

  • http://issomesmo.com Pedro Villalobos

    Pois é. E acabamos deixando elas nos controlarem. Parece simples, mas é bem trabalhoso fazer a tecnologia trabalhar para nós, ao invés do oposto…